事業会社におけるDXの秘訣 - ツールをテコにコミュニケーション改革を実現する

Loading...

はじめに

はじめまして、KADOKAWA ConnectedにてCustomer Successチームをリードしています菊本です。

KADOKAWA Connectedでは、KADOKAWAグループの生産性を高める働き方改革の支援を手掛けています。KADOKAWAでは攻めのDXをトップライン向上、守りのDXを費用対効果向上と定義しており、コミュニケーション改革は守りのDXの中核の活動と位置付けています。このコミュニケーション改革を担当しているのが、KADOKAWA ConnectedのCustomer Succcessチームです。本ブログでは、このコミュニケーション改革をいかに実現していくかのノウハウをご紹介します。

コミュニケーション設計

コミュニケーション改革を進めるにあたり、まずは目指すべきコミュニケーションの姿を設計しましょう。はじめに、緊急度重要度の2軸で作ったマトリクスに、現状コミュニケーションに利用しているツールを当てはめて、どこに課題があるかを特定します。次に、これから目指すべき姿を定義していきます。ここでポイントとなるのが、これまで無かったICTツールを活用することで、既存の課題を解消出来ないかを考えることです。以下はKADOKAWAの検討例ですが、皆様の環境ではいかがでしょうか?

f:id:kdx_writer:20201030202623p:plain

コミュニケーションツールの使い分け - フロー型 / ストック型

コミュニケーション設計とは、誰もが迷わず情報交換する場が事前定義されている状態を作ることです。このコミュニケーション設計を実施するうえで、ツール毎の特性を理解して使い分ける必要があります。

  • フロー型:チャットツールのように情報が流れるタイプのツール。リアルタイム性が高く拡散効果が高いが、情報が流れるため、日々更新される情報には向いていない。Slack、Teamsなどが代表例
  • ストック型:Wikiのように情報を止めて集約するタイプのツール。業務に必要な情報や提供サービスのリンク集の作成、議事録の集約などに向いている。その反面、リアルタイム性が低いため、ページ更新のお知らせをフロー型ツールで周知するなど、フロー型とストック型を組み合わせて使うことで、利便性を向上させることが出来る。Confluuence、SharePointなどが代表例

 

更に、日々の業務のRoB(Rhythm of Business:業務の週次・月次などのリズムを定めること)と、上記のツールに含まれる情報を密に連携させるため、カレンダー(Google カレンダーやOutlookなど)と連携させることがポイントです。例えば、会議で共有する情報をConfluenceに事前に記載し、そのリンクをカレンダーのメモ欄に貼っておくことで、RoBとストック型ツールの情報を連携させることが出来ます。また、会議開催前に主催者からSlackにてConfluenceのリンクを投稿することで、事前準備を促す事もできます。ここまで出来ると、コミュニケーションロスが発生しにくくなり、皆でリズムを合わせた業務の遂行が出来るようになってきますし、過去の会議で共有されたストック情報に容易にアクセス出来ます。

加えて、上述のコミュニケーション設計と同時に、新しいツールの採用により(KADOKAWAの場合は、Slack / Confluence / Google Workspace)、場所やデバイスを問わずに、セキュアに業務出来る環境を整えられないか検討することをお薦めします。これが出来ると、在宅勤務も安心です。

 

© KADOKAWA Connected Inc.

定着のステップ

KADOKAWAでは新しいコミュニケーションツールの定着をCustomer Successチームが主導しています。大まかに、以下の3点の活動により定着にチャレンジしています。

  1. 利用者となる従業員の視点で徹底的に使いやすいサービスとして提供すること
  2. 社内で新しいサービス開発に協力してくれるアーリーアダプターを発掘して、彼らを徹底サポートすることを通じて社内浸透を図ること
  3. 上記にも記載しているようなICTツール徹底活用マンガを社内で連載したり、勉強会を開催するなどして、ツール利用の敷居を下げられるだけ下げること

 

このブログを読んで頂いている皆様ごとに状況が違うと思いますが、作戦を立てて着実に進められるようにしていきましょう。以下、KADOKAWAが Slack / Confluence / Google Workspaceの導入事例となっていますので、参考までに掲載させて頂きます。

Slack事例

Confluence事例

Google Workspace事例

 

 最後に

ここまで読んで頂いた方はお気づきかと思いますが、コミュニケーション改革のGoalは、ICTツールの導入ではなく、ICTツールをテコに既存業務のBPR(Business Process Re-engineering:業務・組織・戦略の再定義の活動)に取り組み、これを実現することです。

したがって、コミュニケーション改革を歴史のある事業会社で実現するのは、日々のビジネスを回しながら既存のビジネスプロセスの再構築にチャレンジする必要があるため、簡単なことではありません。とはいえ、コミュニケーション改革は着手が容易であり効果が大きいものです。Customer Successチームの導入などの、KADOKAWAにおけるベストプラクティスを是非試してみてください。

なお、KADOKAWA Connectedでは、コミュニケーション改革をリードされる皆様をご支援する、DXアドバイザリーサービスを提供しています。KADOKAWAにおけるコミュニケーション改革の経験を元に、皆様をサポートさせて頂きます。ご興味がありましたら、以下のプレスリリースをご参照下さい。 

DXアドバイザリーサービスのプレスリリース

最後まで読んで頂きまして、ありがとうございました。